Kuinka onnistua matkustuksen optimoinnissa? Katso tanskalaisen Trygin malli!

Suuri tanskalainen vakuutusyhtiö Tryg onnistui hotelliohjelmansa optimoinnissa erinomaisesti – CWT:n avulla.

Projekti CWT:n ja Trygin välillä käynnistettiin viime vuoden toukokuussa. Kaksikon tavoitteena oli optimoida Trygin hotelliohjelma ja näin varmistaa, että matkustussääntöä noudatetaan. Ohessa mielessä pidettiin koko ajan mahdollisten säästömahdollisuuksien kartoitus.

Sääntöjen noudattaminen ja viestintä

CWT:n tanskalaisen online-tiimin avulla online-varaustyökalu optimoitiin sisältämään matkustussäännön kannalta oikeat rajoitukset. Matkustussäännön noudattamisen varmistamiseksi Tryg otti käyttöön myös CWT Program Messengerin, jonka avulla lähetettiin automaattisia sähköpostiviestejä matkustajille, joiden varaukset eivät olleet matkustussäännön mukaisia. Viestien tarkoituksena oli paitsi ohjeistaa matkustajia, myös lisätä riittävän ajoissa tehtyjen varausten määrää ja online-varausjärjestelmän käyttöä.  Näiden asioiden läpiviennissä Trygin hankinta-asiantuntija sai sisäisen viestinnän osalta arvokasta apua talon viestintäosastolta.

Tine Fodor, Tryg

Trygin hankinta-asiantuntija Tine Fodor kertoo: ”Ottamalla käyttöön uuden matkustussäännön halusimme lyhentää matkojen varausaikaa 14 päivästä 21 päivään, parantaa matkustussäännön noudattamista hotelli- ja lentovarauksissa ja lisätä online-varausten määrää. Viestintäosastomme esitteli uuden matkustusohjelmamme laajalla artikkelilla intranetissämme. Artikkelissa painotettiin sitä, kuinka tärkeää on hyödyntää hotellien, lentoyhtiöiden sekä matkatoimiston kanssa tekemiämme sopimuksia. Lisäksi käytimme CWT Program Messengeriä seurantatyökaluna ja avasimme uudestaan sisäisen matkasivustomme. Meillä on myös Yammer-ryhmä, jossa jaamme matkustukseen liittyvää tietoa.”

Tinen mukaan uudistetun hotelliohjelman perimmäisenä tavoitteena oli ”ylläpitää ja vahvistaa Trygin neuvotteluasemaa keskittämällä majoittautuminen yhteen hotelliketjuun. Toiseksi halusimme parantaa matkustusturvallisuutta tietämällä työntekijöidemme sijainnin hätätilanteen sattuessa.”

Huolenaiheita ja toimeenpanoa

Hotelliohjelman hyvästä suunnittelusta ja läpiviennistä huolimatta Trygissä oltiin kuitenkin huolissaan siitä, että matkustajat varaisivat silti hotelleja ohjelman ulkopuolelta.

Online-järjestelmän on kuitenkin ottanut käyttöön 90% matkustajista, ja uuden hotelliohjelman vaikutukset alkoivat näkyä hyvin pian. Matkustajien palaute on ollut erittäin positiivista. ”Erityisesti Program Messenger”, Tine kertoo, ”ihmiset ottavat sen hyvin vakavissaan.” Kaikkien onneksi huoli siitä, että matkustajat varaisivat hotellinsa ohjelman ulkopuolelta, osoittautui nopeasti turhaksi.

Vaikutukset

Kun kalenterivuosia 2016 ja 2017 vertailtiin, todettiin varausten määrän lisäntyneen 18%, hotelliöiden määrän kasvaneen 26%, ja huoneiden keskihinnan laskeneen kolme prosenttia. Vertailtaessa vuoden 2017 ensimmäistä neljännestä, eli aikaa juuri ennen toimeenpanoa, sekä vuoden 2018 ensimmäistä neljännestä, johon mennessä uusien varaustapojen odotettiin asettuneen, olivat tulokset yhtä vakuuttavia: varausten määrä oli kasvanut 15%, hotelliöiden määrä oli noussut 36%, ja keskimääräinen säästö oli edelleen kolme prosenttia.

Vaikutukset olivat uskomattoman hyvät. Tine korostaa erityisesti projektin kautta saatua hyötyä sekä kokemusta: ”Jatkuva viestintä sekä seuranta ovat tärkeitä, jotta hyvä suunta säilyy ja säästöt varmistuvat myös jatkossa.”

Todellista tyytyväisyyttä

Kaiken kaikkiaan uusi hotelliohjelma on saanut Trygin hankinta-asiantuntijan erittäin tyytyväiseksi, ja tyytyväisyys vain kasvoi, kun hän näki myCWT -portaalin hotellivarausominaisuudet jo vähän ennakkoon. Tulevaisuutta Tine kommentoi seuraavasti: ”Keskitymme varmistamaan, että varauksissa jatkossakin noudatetaan matkustussääntöä ja hyödynnetään sopimushintojamme niin lentojen kuin hotellien osalta. Tässä työssä avainasemassa on jatkuva viestintä asian tärkeydestä.”

Teksti: Charlotte Korsager

Avainsanat: , , ,