Tutustu vuoden 2018 tapahtuma- ja kokoustrendeihin

2018 Meetings & Events Future Trends report on valmistunut ja voit ladata sen itsellesi täältä. Raportti valaisee niin maailmanlaajuisia kuin alueellisia kokous- ja tapahtumasektorin ilmiöitä ja trendejä sekä eroja eri alueiden välisissä näkymissä. Lisäksi löydät sieltä parhaat vinkit omiin kokouksiisi ja tapahtumiisi sekä niiden hallintaan. Tiiviissä muodossa raportin keskeisimpiin huomioihin voit tutustua tämän infograafin avulla.

Pernilla Andrén, Regional Director for Eastern Europe and the Nordic Zone, CWT Meetings & Events

CWTConnect tapasi Pernilla Andrénin, Regional Director for Eastern Europe and the Nordic Zone, CWT Meetings & Events. Tässä jutussa kerromme hänen näkemyksistään tärkeimmistä kokous- ja tapahtumatrendeistä, nyt ja ensi vuonna sekä erityisesti pohjoismaisesta näkökulmasta.

Mitkä trendit ovat ne kaikkein kuumimmat Pohjoismaissa? – Juuri nyt tapetilla ovat M&E:tä varten räätälöidyt tekniset ratkaisut, joiden avulla voidaan parantaa osallistujakokemuksia. Erityisen hyödyllisiä ne ovat silloin, kun nämä työkalut ovat kytköksissä myös sosiaalisen median kanaviin, ja sitäkin kautta tapahtuman merkitys ja näkyvyys sitten kasvavat.

– Myös asiakasyritysten hankintatoimi on tällä erää aiempaa huomattavasti kiinnostuneempi tehtävistä M&E-investoinneista. He haluavat varmistua siitä, että rahalle todella saadaan vastinetta.

Mitkä ovat Pohjoismaiden suosituimmat M&E-kohteet?
– Maailmanlaajuinen trendi on, että yhä useammat kokoukset ja tapahtumat järjestetään melko lähellä omaa kotimarkkinaa. Pohjoismaissa ykköskohteen asemaa pitää tällä hetkellä hallussaan Tukholma.

Mitkä lähialueidemme kohteita suosittelisit juuri nyt? – Ääneni menee tällä kertaa Baltian maille. Niillä on tarjota loistavia kohteita, mielenkiintoista historiaa, hyviä tapahtumapaikkoja, ja kaiken kruunaa sitten paikallinen hintataso.

Mihin asioihin sinun mielestäsi pohjoismaisen asiakkaan kannattaa kiinnittää eniten huomiota tapahtumansa kohdetta valitessaan?

– Elämme nyt melko epävakaassa maailmassa, joten turvallisuusasiat ovat mielestäni tärkeimpiä. Pienilläkin asioilla on riskien minimoinnissa suuri merkitys. Esimerkiksi varamaalla yhdestä kanavasta varmistat, että tarvittaessa tiedät aina, missä kokousosallistujasi ovat.

– Viime aikoina olemme ikäväksemme saaneet huomata, että sataprosenttisesti turvallisia kohteita ei ole. Myös Pohjoismaat ovat saaneet osansa satunnaisista terrori-iskuista, mutta kokonaisuutena ottaen pohjoismaiset kaupungit ovat kuitenkin edelleen varsin turvallisia.

– Kokouksesi on investointi, joten varmistu siitä, että laadit tarkan budjetin ja tiedät, mistä maksat. Kulujen hallintaa edesauttaa ajoissa varaaminen, sillä kausiluonteisuus vaikuttaa merkittävästi niin lentojen kuin kokouspaikkojen hinnoitteluun. Suhtaudu avoimesti myös tapahtumasi ajankohdan vaihtamiseen, jos sen avulla saavutat paremmin tavoitteisiisi ja budjettiisi sopivamman lopputuloksen. Yksi suurista investoinneista kokouksessasi on osallistujien siihen käyttämä aika, joten varaa lennot, joiden aikataulu ja reititys säästävät osallistujien aikaa.

Mitä vinkkejä annat sitouttavien tapahtumien ja kokousten järjestämiseen nyt, kun osallistujien huomiosta kamppaillaan tiukasti tässä “jatkuvien häiriötekijöiden maailmassa”? – Yksinkertaisesti paras tapa on olla osallistujien kanssa vuorovaikutuksessa jo ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen. Ennalta voi asettaa ja kasvattaa odotuksia, tapahtuman aikana taas keskittyä interaktiivisuuteen teknologiaa hyödyntämällä ja jälkeenpäin vuorossa ovat sitten seurantatoimenpiteet. Älä pelkää vuorovaikutusta osallistujien kanssa – me kaikki haluamme tulla nähdyiksi ja huomatuiksi. Yhdessätekemisen voima on hämmästyttävä.

Huhutaan, että virtuaalitodellisuus olisi seuraava “iso juttu”. Miten arvioit sen näkyvän kokouksissa ja tapahtumissa? – Kyllä me lähitulevaisuudessakin haluamme tavata toisiamme kasvotusten. Muistan, kun vielä muutama vuosi sitten videotapaamiset olivat sarjaa ”uusi musta”. Ja toimivathan ne hyvin pienissä kokouksissa, joissa osallistujat tuntevat toisensa entuudestaan. Mutta vieläkään mikään keino ei ole vaikutuksiltaan yhtä vahva kuin fyysinen tapaaminen. Ja kaikkihan me tiheään kokoustavat tiedämme, että ne todelliset jutut tapahtuvat aina oikeastaan kahvi-, lounas- tai muilla tauoilla. Ja ne eivät hoidu virtuaalisesti jatkossakaan. Olemme sosiaalisia eläimiä. Haluamme tavata, jotta saamme kasvaa, kehittyä ja sitoutua.

 

 

Avainsanat: , , , ,